Privacyverklaring

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens

Terug naar de homepage

Datum: 10 februari 2023
Door: Tiemen Nanninga (functionaris persoonsgegevens), info@leaf-wageningen.nl

Inleiding

Ook LeAF verwerkt persoonsgegevens. We hechten grote waarde aan uw en onze privacy, en gaan hier dan ook zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet welke persoonsgegevens we van u verzamelen, wat hiermee wordt gedaan, en wat uw rechten zijn met betrekking tot de verzameling en verwerking van deze persoonsgegevens.

De AVG, UAVG en het Privacybeleid verwerking persoonsgegevens LeAF zijn ten alle tijden van toepassing.

Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens

LeAF verwerkt persoonsgegevens in de volgende situaties: omdat u deze aan ons hebt verstrekt en hier toestemming voor hebt gegeven, voor een goede uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, en\of omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. In de meeste gevallen levert u de persoonsgegevens zelf bij ons aan. Het zou kunnen dat wij persoonsgegevens bij u opvragen als de uitvoer van onze dienstverlening hierom vraagt.

Concreet verwerken we uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

  • Om u van dienst te kunnen zijn, al dan niet zoals in een overeenkomst vastgelegd;
  • Om u te benaderen voor samenwerking, het uitvoeren van projecten, en/of acquisitie van nieuwe opdrachten;
  • Om met u te communiceren over activiteiten en nieuwsberichten, al dan niet (mede) georganiseerd en/of geschreven door LeAF;
  • Om u te benaderen voor vervolgprojecten, en opvolg- en evaluatiegesprekken;
  • Om onze website en algemene communicatie te verbeteren;
  • Om uw sollicitatie te kunnen beoordelen;
  • Om het nakomen van een (betalings)overeenkomst met LeAF te kunnen vorderen;
  • Om te voldoen aan wet- en regelgeving. Zoals het bijhouden van een financiële administratie en projectadministratie van subsidieprojecten.

Gevolgen van het niet delen van uw persoonsgegevens

U bent niet (wettelijk) verplicht om uw persoonsgegevens aan LeAF te verstrekken. Indien u de benodigde persoonsgegevens niet wenst te verstrekken, kan dit betekenen dat LeAF bepaalde diensten niet voor u, of met u, kan uitvoeren.

Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

Basisinformatie

  • Naam
  • Functie
  • Organisatie

Contactgegevens

  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Post- en bezoekadres

Facturatie- en administratie

  • Factuuradres(sen)
  • IBAN
  • KvK nummer
  • BTW nummer

Technische gegevens via een bezoek aan de website

  • IP-adres
  • Locatiegegevens
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaattype

Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt als u contact met ons opneemt en/of bij ons solliciteert.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Wij hebben niet de intentie om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens, of gegevens van mensen jonger zijn dan 16 jaar, te verzamelen en te verwerken. Tenzij dit nodig is voor de uitvoer van een concrete opdracht, en de ouder(s) of voogd ons hiervoor expliciet toestemming geven. Zonder deze toestemming zullen wij de persoonsgegevens niet verwerken.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder toestemming bijzondere en/of gevoelige persoonlijke gegevens van u of een ander, of informatie van een minderjarige, hebben verzameld, verzoeken wij u om via info@leaf-wageningen.nl contact met ons op te nemen. Als er geen toestemming is verleend zullen wij de persoonsgegevens verwijderen. Hierbij moet worden opgemerkt dat wij op onze website niet kunnen onderscheiden welke bezoekers jonger zijn dan 16 jaar.

Delen met derden

LeAF deelt in bepaalde gevallen persoonsgegevens met derden. Redenen om dit te doen zijn om de overeenkomst en/of dienstverlening uit te voeren en om te moeten voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen.

Dienstverlenende organisaties

Verschillende organisaties ondersteunen LeAF bij de bedrijfsvoering en uitvoer van administratieve werkzaamheden. Zij kunnen hierbij toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld adresgegevens opgenomen in facturen of projectadministraties. Het eventueel delen van bepaalde persoonsgegevens met deze organisaties is nodig om de overeenkomst en dienstverlening uit te kunnen voeren, en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. LeAF heeft met alle organisaties een bewerkersovereenkomst afgesloten. Deze organisaties zijn:

  • Raad Maasland, voor ondersteuning bij de financiële administratie.
  • iMuis, deel van King software, voor levering van administratiesoftware en CRM.
  • Yoobi, voor levering van projectadministratie en CRM.
  • Evers en Manders, voor ondersteuning bij subsidieaanvragen.
  • Tuxis, voor het hosten van de website.
  • Wageningen UR, voor het hosten van het netwerk waarop wij werken, de servers waar onze gegevens worden bewaard, en voorzien van de IT-dienstverlening.
  • Het kan voorkomen dat LeAF uw persoonsgegevens met derden moet delen vanwege wettelijke redenen, zoals om aangifte te doen van strafbare feiten, of indien er een (betalings)geschil is.

Ons netwerk

Indien de dienstverlening dit verlangt, zou het kunnen dat wij uw contactgegevens delen met derden in ons netwerk. Dit kan, bijvoorbeeld, om u te koppelen aan andere interessante personen of organisaties, of om een gezamenlijk project op te zetten. Wij zullen u altijd van te voren om toestemming vragen als wij uw contactgegevens gebruiken om u te koppelen aan personen buiten LeAF.

Website: analyse door Matomo

Gegevens verzameld via onze website worden volledig geanonimiseerd verwerkt door het privacy-vriendelijke Matomo zodat wij bezoekersgedrag en websitestatistieken kunnen bijhouden. Hiermee verbeteren we onze website en communicatie. U geeft ons toestemming om deze gegevens te verzamelen en te verwerken door gebruik te maken van onze website. U kunt de instellingen hiervoor aanpassen tijdens uw eerste bezoek. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar onze Cookieverklaring.

Social media

We delen geen gegevens met social media- of advertentiebedrijven.

Geautomatiseerde besluitvorming

LeAF maakt geen geautomatiseerde besluiten op basis van persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

LeAF BV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Opslag en beveiliging

LeAF BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Alle persoonsgegevens die door ons worden verwerkt en opgeslagen zijn zorgvuldig beveiligd met passende technische en organisatorische maatregelen. We hebben de volgende maatregelen getroffen:

  • Al onze harde schijven en back-ups zijn geencrypt;
  • Toegang tot de gegevens is altijd via two-factor authentication;
  • Alle medewerkers van LeAF hebben een privacyverklaring ondertekend;
  • Alleen bevoegde medewerkers van LeAF hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
  • De website is beveiligd met een SSL-certificaat;
  • Alle servers waar wij gebruik van maken bevinden zich in Nederland;
  • Wij hebben verwerkersovereenkomsten met onze dienstverleners die in opdracht van ons uw persoonsgegevens zouden kunnen verwerken.

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@leaf-wageningen.nl.

Recht op inzage, correctie, verwijdering en het meenemen van eigen gegevens (dataportabiliteit), en intrekken van verleende toestemming

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door LeAF BV en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens, of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@leaf-wageningen.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Gerechtvaardigd belang

LeAF heeft een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken en te delen als deze gebruikt moeten worden om onder andere fraude of oplichting op te sporen, hier aangifte van te doen, een vordering uit handen te geven of voor het voeren van een rechtszaak. De persoonsgegevens zullen in deze gevallen worden gebruikt om de benodigde processen in gang te zetten en met de benodigde organisaties samen te werken.

Het gerechtvaardigd belang hierbij is dat de bedrijfsvoering van LeAF risico loopt wanneer wij, in bovengenoemde gevallen, niet het recht tot verwerking zouden hebben. Wij zullen u in dit geval vooraf informeren over de voorgenomen verwerking en het eventuele delen van persoonsgegevens met derden.

Recht om een klacht in te dienen

Klachten kunnen worden ingediend bij de Functionaris Persoonsgegevens van LeAF (Tiemen Nanninga, via info@leaf-wageningen.nl), evenals de Autoriteit Persoonsgegevens.

Neem contact op met LeAF

Heeft u een vraag of bent u benieuwd wat we voor u kunnen betekenen?

Neem dan gerust contact met ons op. We staan u graag te woord over onze diensten en ervaringen.

Naar onze contactpagina